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Educating global citizens for a changing world
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I hope all is well. It has been a pleasure to lead RCCA this academic school year. Our number 1 priority is ensuring all students get a quality education. This is the work that drives our administrative team each day. Last month, student fees were a big concern. I worked with the CPS policy department and here are the findings.
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May a school charge fees?
Yes, you may charge fees. Fees for the following are permissible:
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Textbooks and instructional materials
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Student use for school items such as locks, towels, lab equipment
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Customary or required field trips taking place during or after school
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Uniforms or equipment related to sports or to fine arts programs
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Participation in extracurricular activity
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Class supplies, such as for shop or home economics materials
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Graduation (e.g., caps, gowns)
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Driver’s education (assessed pursuant to Section 27-23 of the School Code)
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What monetary charges are not considered fees?
Monetary charges for optional items/activities or for penalty purposes are not considered fees and are not waivable. The monetary charges not considered to be fees include:
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Library fines and other charges for the loss, misuse or destruction of school property
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Charges for the purchase of class rings, yearbooks, pictures or similar items
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Charges for optional travel undertaken by a school club or group of students outside of school hours
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Charges for admission to school dances, athletic events or other social events
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Charges for optional community service or recreation
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What if the student’s family cannot pay the fees?
Certain fees may be waived. Students are eligible for waivers when:
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A student qualifies for a free breakfast or lunch, or
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A student’s extenuating circumstances (i.e. significant loss of income due to severe illness or injury or unusual expenses due to a natural catastrophe) warrant the waiver. Note that such waivers will be decided on a case-by-case basis in a non-discriminatory fashion. The principal’s decision is appealable.
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Can the school withhold a diploma for failure to pay required student fees?
No. Parents are entitled to school records per the Illinois School Student Records Act and the FERPA. Furthermore, the IL School Code prohibits schools from discriminating or punishing a student whose parents/guardians were unable to pay required fees.
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Can the payment of student fees be avoided by including them in a bankruptcy filing?
Also, students who qualify for Free or Reduced Priced Meals (FRM) under an Act authorizing school boards and welfare centers to sponsor community school lunch programs and free breakfast and lunch programs and an Act authorizing and requiring free school lunch programs, providing for State reimbursement (the National School Lunch Program), are eligible for waiver of school fees.
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Families who suffer extenuating circumstances are eligible for a waiver of school fees.
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Extenuating circumstances include: very significant loss of income due to severe illness or injury in the family; or unusual expenses incurred because of a natural catastrophe.
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With that being said, I would like to invite parents to make an appointment with me and we will work together to decide if a waiver under extenuating circumstances meets their needs. I will conduct these findings on a case by case basis in a non-discriminatory fashion and must rely upon documentation submitted by the applicant. My decision is appealable to the Department of Education Policy and Procedure.
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Parents/guardians may also resubmit their Family Income Verification Form with updated income for me to review or other proof/documentation that their income/circumstances have changed, per the policy.
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I look forward to working with the entire RCCA community on this issue.
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Espero que todo esté bien. Ha sido un placer dirigir RCCA este año escolar académico. Nuestra prioridad número 1 es asegurar que todos los estudiantes reciban una educación de calidad. Este es el trabajo que impulsa a nuestro equipo administrativo cada día. El mes pasado, las cuotas estudiantiles fueron una gran preocupación. Trabajé con el departamento de política de CPS y aquí están los resultados.
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¿Puede una escuela cobrar cuotas?
- Sí, puede cobrar tasas. Se permiten las siguientes cuotas
- Libros de texto y materiales de instrucción
- Uso estudiantil de artículos escolares como candados, toallas, equipo de laboratorio
- Excursiones habituales u obligatorias que tengan lugar durante o después de las clases.
- Uniformes o equipos relacionados con deportes o programas de bellas artes
- Participación en actividades extraescolares
- Suministros de clase, como materiales de taller o de economía doméstica
- Graduación (por ejemplo, birretes, togas)
- Expedientes escolares
- Servicios sanitarios escolares
- Educación del conductor (evaluada de conformidad con la Sección 27-23 del Código Escolar)
¿Qué gastos no se consideran tasas?
- Los cargos monetarios por artículos/actividades opcionales o por motivos de penalización no se consideran tasas y no se puede renunciar a ellos. Los cargos monetarios que no se consideran cuotas incluyen:
- Multas de biblioteca y otros cargos por la pérdida, mal uso o destrucción de propiedad escolar.
- Gastos por la compra de anillos de graduación, anuarios, fotografías o artículos similares.
- Gastos de viajes opcionales realizados por un club escolar o un grupo de alumnos fuera del horario escolar.
- Gastos de admisión a bailes escolares, eventos deportivos u otros actos sociales.
Gastos por servicios comunitarios opcionales o actividades recreativas
¿Qué ocurre si la familia del estudiante no puede pagar las tasas?
Se puede renunciar al pago de algunas tasas. Los estudiantes tienen derecho a una exención cuando
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- Un estudiante reúne los requisitos para recibir desayuno o almuerzo gratuitos, o
Las circunstancias atenuantes de un estudiante (es decir, pérdida significativa de ingresos debido a una enfermedad o lesión grave o gastos inusuales debido a una catástrofe natural) justifican la exención.
- Téngase en cuenta que dichas exenciones se decidirán caso por caso de forma no discriminatoria. La decisión del director es recurrible.
¿Puede la escuela retener un diploma por no haber pagado las tasas de matrícula exigidas?
No. Los padres tienen derecho a los expedientes escolares según la Ley de Expedientes Escolares de Estudiantes de Illinois y la FERPA. Además, el Código Escolar de Illinois prohíbe a las escuelas discriminar o castigar a un estudiante cuyos padres/tutores no pudieron pagar las cuotas requeridas.
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¿Puede evitarse el pago de las tasas estudiantiles incluyéndolas en una declaración de quiebra?
Asimismo, los alumnos que reúnan los requisitos para recibir comidas gratuitas o a precio reducido (FRM) en virtud de una Ley que autoriza a los consejos escolares y centros de bienestar social a patrocinar programas comunitarios de almuerzos escolares y programas de desayunos y almuerzos gratuitos y una Ley que autoriza y exige programas de almuerzos escolares gratuitos, previendo el reembolso por parte del Estado (el Programa Nacional de Almuerzos Escolares), pueden optar a una exención de las tasas escolares.
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Las familias que sufren circunstancias atenuantes pueden optar a una exención de las tasas escolares.
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Las circunstancias atenuantes incluyen: pérdida muy significativa de ingresos debido a una enfermedad o lesión grave en la familia; o gastos inusuales incurridos debido a una catástrofe natural.
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Dicho esto, me gustaría invitar a los padres a concertar una cita conmigo y trabajaremos juntos para decidir si una exención por circunstancias atenuantes se ajusta a sus necesidades. Llevaré a cabo estas determinaciones caso por caso de forma no discriminatoria y deberé basarme en la documentación presentada por el solicitante. Mi decisión es apelable ante el Departamento de Políticas y Procedimientos Educativos.
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Los padres/tutores también pueden volver a presentar su Formulario de Verificación de Ingresos Familiares con ingresos actualizados para que yo los revise u otra prueba/documentación de que sus ingresos/circunstancias han cambiado, según la política.
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Espero con interés trabajar con toda la comunidad RCCA sobre este tema.
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