EMPLOYMENT CERTIFICATE (WORK PERMIT) PROCEDURES

In compliance with the Illinois Child Labor Law (820 ILCS 205/1 et seq.) that regulates the employment of minors under the age of 16 years and requires all minors to have employment certificates.

REQUIRED PROCEDURES FOR MINORS

1. “Letter of intent to hire” must be obtained from all prospective employers. The letter must outline the hours worked.
2. Teen and/or parent/guardian must bring this letter to an issuing officer at the minor’s school or school district location to obtain the required work permit.
   1. See “Required Documents” section below)
3. The issuing officer will review criteria and verify safety before issuing the work permit.

REQUIRED PROCEDURES FOR EMPLOYERS

1. Employers are prohibited from hiring teens under 16 years of age who fail to present an approved work permit.
2. Employers who employ teens without having a work permit on the premises are subject to fines by the Department.
3. Certification that a trust fund has been set for the child performer that meets the requirements of the Illinois Uniform Transfers to Minor Act. (If applicable)

WORK HOUR RESTRICTIONS

1. When school is in session, children 14 and 15 years of age may work:
   • Up to 3 hours per day;
   • Up to 24 hours per week; and
   • The combined hours of school and work may not exceed 8 hours per day.
2. When school is NOT in session (including summer vacations, holidays, and weekends), children under the age of 16 may NOT work:
   • More than 8 hours per day;
   • More than 6 days per week; nor
   • More than 48 hours per week.
3. Allowed hours of work are 7 am to 7 pm except between June 1st and Labor Day, when working hours may be extended to 9 pm.
4. A scheduled meal period of at least 30 minutes shall be provided no later than the 5th consecutive hour of work.

Employers of minors shall post a schedule stating the hours of work and time of the lunch period. The employer shall also furnish any minor with a statement describing the specific nature of the work to be performed and the hour and days the minor is to work. The minor must present this statement to the issuing officer at the minor’s school (or the school district if the child has not yet been enrolled in school) along with a copy of the minor’s birth certificate. The minor must be accompanied by a parent or guardian.

When both the Illinois Child Labor Law and Fair Labor Standards Act provisions cover the establishment, the stricter of the two laws will prevail.

For exemptions and additional information visit:

https://www.illinois.gov/idol/Laws-Rules/FLS/Pages/Child-Labor-Law-Compliance.aspx

***TRUST FUND REQUIREMENT: 

All child performers working in Illinois, including non-residents, must establish a Trust Fund where the employer can deposit at least 15 percent of the child’s gross earnings into the account (820 ILCS 205/12.5). Issuing officers must verify the existence of the Trust Fund Account before issuing an employment certificate to child performers.

The Fund must meet the following requirements:

• It must designate the child performer (under 16 years of age) as the beneficiary of the Trust Fund;
• Funds must only be available to the child performer when they turn 18 or are declared emancipated; and
• Account must be held by a bank, corporate fiduciary, or trust company
• A Temporary Child Employment Certificate (15 days) is available on the Department of Labor’s website so the child may continue working while the Trust Fund is established.
• No more than one (1) Temporary Child Performer Employment Certificate may be issued to each child performer
• If the Fund for the child performer is not established 30 days after the employment certificate was issued, the employer must transfer those funds to the Illinois State Treasurer’s Office as unclaimed property.
• The Act does not require that a Trust Fund be established for child performers who are extras or background performers.

OBTAINING WORK PERMIT

Work permits can only issue to minors that are currently enrolled at Clemente HS. Students attending other schools must obtain a permit from that school. If a student is not yet enrolled in CPS then they can proceed with this process.

REQUIRED DOCUMENTS

• Parent/Guardian valid Photo ID (such as a driver’s license, state ID, Chicago CityKey)
• Intention to Employ Letter: Written statement by the employer on their letterhead with work description and schedule signed by employer or agent and whether the work performed does not constitute a hazardous occupation.
• Proof of Age Documents: (Form linked below)
  • Certified copy of the birth certificate issued by County, State, or hospital entity (xerox copies are not acceptable)
  • If a certified copy is not available, the following will be accepted as proof of age:
    • Baptismal certificate or Church Ceremony certificate
    • Insurance policy*
    • Alien Registration Card, showing child’s age
    • Passport
    • Notice of Birth Registration
• Social Security Card
• Medical Statement: A written statement from a physician indicating that child is physically fit to be employed in the permitted occupation. The examination must be performed within one year of the date of application.(Form linked below)
• Principal’s Statement: If the child applicant is over 6 six of age, the applicant’s home school must supply a letter on school letterhead and verified by the principal stating that the minor is a full-time student and the hours the child is in school. (Form linked below)
• Parent/Legal Guardian’s Approval: A written statement that approves the employment of the minor for the specified job signed by the parent or legal guardian.

LINKS

• See the law, 820 ILCS 205/1-22 (Legislative Website)
• Administrative Code, 56 Ill. Adm Code 250 (Legislative Website)
  

FORMS

• Age Certificate Form
• Certificate Of Physical Fitness
• Principal’s Statement To Issuing Officer
• Child Labor Hours and Restrictions

NOTE: Processing may take a few days to complete. 

TRÁMITES DEL CERTIFICADO DE EMPLEO (PERMISO DE TRABAJO)

En cumplimiento con la Ley de Trabajo Infantil de Illinois (820 ILCS 205/1 et seq.) que regula el empleo de menores de 16 años y requiere que todos los menores tengan certificados de empleo.

TRÁMITES REQUERIDOS PARA MENORES

1. Se debe obtener una “carta de intención de contratar” de todos los posibles empleadores. La carta debe indicar las horas trabajadas.
2. El adolescente y/o el padre/tutor deben llevar esta carta a un oficial emisor en la escuela o distrito escolar del menor para obtener el permiso de trabajo requerido.
   1. Consulte la sección “Documentos requeridos” a continuación)
3. El oficial emisor revisará los criterios y verificará la seguridad antes de emitir el permiso de trabajo.

PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS PARA EMPLEADORES

1. Los empleadores tienen prohibido contratar a adolescentes menores de 16 años que no presenten un permiso de trabajo aprobado.
2. Los empleadores que emplean adolescentes sin tener un permiso de trabajo en las instalaciones están sujetos a multas por parte del Departamento.
3. Certificación de que se ha establecido un fondo fiduciario para el niño artista que cumple con los requisitos de la Ley Uniforme de Transferencias a Menores de Illinois. (Si es aplicable)

RESTRICCIONES DE HORAS DE TRABAJO

1. Cuando la escuela está en sesión, los niños de 14 y 15 años pueden trabajar:
   • Hasta 3 horas por día;
   • Hasta 24 horas por semana; y
   • Las horas combinadas de escuela y trabajo no pueden exceder las 8 horas por día.
2. Cuando la escuela NO está en sesión (incluidas las vacaciones de verano, los días festivos y los fines de semana), los niños menores de 16 años NO pueden trabajar:
   • Más de 8 horas por día;
   • Más de 6 días a la semana; ni
   • Más de 48 horas a la semana.
3. El horario de trabajo permitido es de 7 am a 7 pm, excepto entre el 1 de junio y el Día del Trabajo, cuando el horario de trabajo puede extenderse hasta las 9 pm.
4. Se proporcionará un período de comida programado de al menos 30 minutos a más tardar en la quinta hora consecutiva de trabajo.

Los empleadores de menores deberán publicar un horario que indique las horas de trabajo y la hora del almuerzo. El empleador también deberá proporcionar a cualquier menor una declaración que describa la naturaleza específica del trabajo a realizar y la hora y los días en que el menor trabajará. El menor debe presentar esta declaración al oficial emisor en la escuela del menor (o el distrito escolar si el niño aún no ha sido inscrito en la escuela) junto con una copia del certificado de nacimiento del menor. El menor debe estar acompañado por un padre o tutor.

Cuando las disposiciones de la Ley de trabajo infantil de Illinois y la Ley de normas laborales justas cubran el establecimiento, prevalecerá la más estricta de las dos leyes.

Para exenciones e información adicional visite:

https://www.illinois.gov/idol/Laws-Rules/FLS/Pages/Child-Labor-Law-Compliance.aspx

***REQUISITO DEL FONDO FIDUCIARIO:

Todos los niños artistas que trabajan en Illinois, incluidos los no residentes, deben establecer un fondo fiduciario en el que el empleador pueda depositar en la cuenta al menos el 15 por ciento de los ingresos brutos del niño (820 ILCS 205/12.5). Los funcionarios emisores deben verificar la existencia de la cuenta del fondo fiduciario antes de emitir un certificado de empleo a los niños artistas.

El Fondo deberá cumplir con los siguientes requisitos:

• Debe designar al niño artista (menor de 16 años) como beneficiario del Fondo Fiduciario;
• Los fondos solo deben estar disponibles para el niño artista cuando cumpla 18 años o se declare emancipado; y
• La cuenta debe estar a cargo de un banco, fiduciario corporativo o compañía fiduciaria
• Un Certificado Temporal de Empleo Infantil (15 días) está disponible en el sitio web del Departamento de Trabajo para que el niño pueda continuar trabajando mientras se establece el Fondo Fiduciario.
• No se puede emitir más de un (1) Certificado Temporal de Empleo de Niño Artista a cada niño artista
• Si el Fondo para el niño artista no se establece 30 días después de la emisión del certificado de empleo, el empleador debe transferir esos fondos a la Oficina del Tesorero del Estado de Illinois como propiedad no reclamada.
• La ley no exige que se establezca un fondo fiduciario para niños artistas que sean extras o artistas secundarios.

OBTENCIÓN DEL PERMISO DE TRABAJO

Los permisos de trabajo solo se pueden otorgar a menores que actualmente están inscritos en Clemente HS. Los estudiantes que asisten a otras escuelas deben obtener un permiso de esa escuela. Si un estudiante aún no está inscrito en CPS, puede continuar con este proceso.

DOCUMENTOS REQUERIDOS

• Identificación con foto válida del padre/tutor (como una licencia de conducir, identificación estatal, Chicago CityKey)
• Carta de intención de empleo: declaración escrita del empleador en su membrete con descripción del trabajo y horario firmado por el empleador o agente y si el trabajo realizado no constituye una ocupación peligrosa.
• Documentos de prueba de edad: (Formulario vinculado a continuación) 
  • Copia certificada del certificado de nacimiento emitido por el condado, el estado o la entidad hospitalaria (no se aceptan copias xerox)
  • Si no hay una copia certificada disponible, se aceptará lo siguiente como prueba de edad:
    • certificado de bautismo o certificado de ceremonia de la iglesia
    • Póliza de seguro*
    • Tarjeta de registro de extranjero, que muestre la edad del niño
    • Pasaporte
    • Notificación de registro de nacimiento
• Tarjeta de Seguro Social 
• Declaración Médica: Una declaración escrita de un médico que indique que el niño está físicamente apto para ser empleado en la ocupación permitida. El examen debe realizarse dentro de un año a partir de la fecha de la solicitud. (Formulario vinculado a continuación)
• Declaración del Director: Si el niño solicitante tiene más de 6 años, la escuela de origen del solicitante debe proporcionar una carta con membrete de la escuela y verificada por el director que indique que el menor es un estudiante de tiempo completo y las horas que el niño está en la escuela. (Formulario vinculado a continuación) 
• Aprobación del Padre/Tutor Legal: Una declaración escrita que aprueba el empleo del menor para el trabajo especificado firmada por el padre o tutor legal.

ENLACES

• Consulte la ley, 820 ILCS 205/1-22 (sitio web legislativo)
• Código Administrativo, 56 Ill. Código Adm 250 (sitio web legislativo)
  

FORMAS

• Formulario de certificado de edad
  
• Certificado de Aptitud Física
  
• Declaración del Director/a al Oficial Emisor
  
• Horarios y Restricciones de Trabajo Infantil

NOTA: El procesamiento puede tardar unos días en completarse.